Ban điều hành VANJ được họp thường kì 1 tháng 1 lần với nhiệm vụ tổng kết hoạt động của hội trong một tháng vừa qua và đề ra kế hoạch hoạt động cho tháng tiếp theo. Bên cạnh đấy, buổi họp cũng là thời gian mọi người ngồi bàn luận về các hướng phát triển dài hạn để xây dựng cộng đồng học thuật Việt Nam tại Nhật Bản lớn mạnh.
